نظارت بر سیستم مدیریت کیفیت (QM)
بدون دیدگاه
چگونه بر سیستم مدیریت کیفیت (QM) نظارت کنیم؟
بسیاری از مؤسسات کوچک و حسابرسان مستقل در درک نحوهی اجرای نظارت (Monitoring) و اصلاحات طبق بیانیهی استاندارد مدیریت کیفیت شماره1(SQMS No. 1) دچار ابهام هستند. هدف از این نظارت، اطمینان از طراحی صحیح و عملکردِ درستِ «پاسخهای کیفی» است که مؤسسه برای مقابله با «ریسکهای کیفی» در نظر گرفته است.
-
مفهوم نظارت (از دیدگاه آشنا)
اگر به مفاهیم حسابرسی مسلط هستید، نظارت در اینجا دقیقاً مانند آزمون کنترلهای داخلی در حسابرسی است:
- در حسابرسی: حسابرس، بررسی میکند که آیا یک کنترل طراحی شده، به درستی مستقر شده و به طور موثر کار میکند یا خیر.
- در بیانیهی استاندارد مدیریت کیفیت شماره1 (SQMS No. 1): مؤسسه بررسی میکند که آیا «پاسخ کیفی» که برای مقابله با یک «ریسک کیفی» طراحی کرده، واقعاً کار میکند یا خیر.
2. ماهیت، زمانبندی و گستره نظارت
استاندارد «یک نسخه برای همه» ندارد؛ نظارت باید مبتنی بر ریسک و مقیاسپذیر باشد، و از ماهیت، زمان بندی و گسترهی مناسب برخوردار باشد.
- ماهیت: شامل بررسی اسناد، پرسوجو از کارکنان، مشاهده فرآیندها، اجرای مجدد کنترلها یا بازرسی پروندههای کاری است.
- زمانبندی: میتواند «مستمر» (Ongoing) باشد (مثلاً بررسی وضعیت آموزش حرفهای مستمر (CPE) قبل از تعیین تیم حسابرسی) یا «دورهای» (Periodic) (مثلاً بررسی سهماهه گزارشها).
- گستره: برای مؤسسات کوچک، لزوماً نیاز به نمونهگیری آماری پیچیده نیست؛ گاهی بررسی ۱۰۰٪ موارد (بهدلیل تعداد کم) سادهتر و قانعکنندهتر است.
3. مستندسازی (چه چیزی کافی است؟)
برای مؤسسات کوچک، مستندسازی نباید بیش از حد پیچیده و یا صوری باشد، اما باید هدفمند باشد. یک کاربرگ نظارت باید شامل موارد زیر باشد:
- هدف کیفی، ریسک مرتبط و پاسخِ طراحی شده.
- روش نظارت انجام شده (چه کاری انجام شد؟).
- دوره زمانی و تناوب نظارت.
- جامعه آماری و میزان بررسی (چرا ۱۰۰٪ یا چرا نمونهگیری؟).
- نتایج، یافتهها و استنتاج مؤسسه (آیا نقص وجود دارد؟).
- در صورت وجود نقص: علت ریشهای، اقدام اصلاحی، مسئول مربوطه و مهلت انجام.
4. مثالهای کاربردی برای مؤسسات کوچک
- مثال ۱: تطبیق دورههای آموزشی (CPE): مؤسسه باید بررسی کند که آیا کارکنان آموزشهای لازم را به موقع گذراندهاند یا خیر (مثلاً بهصورت فصلی).
- مثال ۲: پذیرش مشتری جدید: بررسی اینکه آیا قبل از شروع کار، چکلیستهای استقلال و تعارض منافع تکمیل و تأیید شدهاند یا خیر.
- مثال ۳: بهروزرسانی قالبها و گزارشها: بررسی سالانه (و همچنین هنگام تغییر استانداردها) برای اطمینان از اینکه از آخرین قالبهای استاندارد استفاده میشود.